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当前页面:首页>>第十章 酒店管理系
[2010-10-15]
 

、进入系统

    HOTELPRO 2000系统把酒店各个部门及各个营业场点联在一起,凡配有微机工作站的操作人员都有权进入系统,为了保护操作人员的权益和责任、以及防止其它人有意或无意地篡改数据和帐务,HOTELPRO2000系统使用授权密码进入方式。授权密码分为数个级别,最高级别可访问系统内全部功能,一般由酒店1-2人掌握,其它级别由最高级别分配访问功能的限制。系统内最多可设置80授权密码(可扩充至120160及更多)每个操作者用自己密码进入系统后,其所有的操作如修改数据、收入、销售等都留该操作者的操作代码,以便查核,操作者一旦退出系统其操作代码随即撤消。

为了防止非授权人进入系统,一个工作站最多允许三次密码输入,如果三次输入均告失败,工作站将自动退出网络。以保护系统数据不受侵犯。系统的另一安全功能为:当操作者离开工作站一分钟,其工作站将自动退出系统,以防止他人继续使用。

二、系统概述

    1、客房预订系统

    客房预订系统包括如下功能:

       散客预订

       客历预订

       团体预订

       团体预订确认

       团体预订排房

       修改预订

       取消预订

       恢复预订

       配房封房

       留言、FLAG

       预定未到处理

       预售查询

       万能查询

    预定系统可随时查询30天以内酒店客房预售一览表、可售房间数,可查询某间客房预订情况(无限期)。对常客可使用HOTELPRO2000系统的客历资料预定及配房,可大大减少资料的输入,团体预定和排房采用自动方式,非常快捷,预定系统还具有超售警示(允许超预定)的功能。

    2、前台系统

    前台系统为整个系统的最主要部分,包括:

       预定入住

       散客入住

       客历入住

       团体自动入住和手动入住(即分期入住)

       住客资料修改

       转房、调房

       补填客单

       封房

       设置净房、脏房

       取消SKIP房、SLEEP

       留言、FLAGLOCATION

       预售客房查询

       万能查询 

    前台系统对客人的入住分为多种,可以灵活处理各类客人的入住。对有预定的客人只需调出该客人的预定客单无论是当日到达、提前到达、日后到达均可入住,并可以现场配房或再配房,对于散客步入,系统可以自动检测该客人是否回头客,如果是回头客系统自动调用其客历资料填写无需客人自己填单,给客人一种“室至如归”的感受。如果客人是首次住店,系统将根据操作者的意愿自动建立其客历资料。

为了解决汉字输入慢的问题,系统特别设计了补填客单的功能。在入住高峰时,前台接待员只需输入配房,待峰期过后再补填姓名、地址等,这样可以加快入住的效率,平均入住客单不超过十秒钟。

    对于团体入住可选择自动和手动两种方式,手动方式可以选择某团某一间房入住,主要用于该团分期抵店,自动入住又可处理当日抵店、提前抵店、日后抵店,当选择了自动入住一个团体的几十间甚至上百间客房可在几秒钟至几十秒钟内全部完成入住,效率极高。

    客人一旦入住酒店,系统将自动产生其个人帐号并授予客人短期贷款的权益,即先消费(签单),后付帐(离店时),当然系统还涉及了限制消费的功能(请参阅收银系统)。团体入住后除了每个团成员有各自的帐号外,系统还自动产生该团的主帐号,操作员可选择每一个消费记入成员帐还是记入团主帐,该团成员的房租将自动记入团主帐。

客人转房或调房,其帐务自动跟随,不必再修改帐号.HOTELPRO 2000系统对客单的资料输入设置了完善的保护功能,完全避免了重复配房及客房不完整的问题。

    3、收银系统

    收银系统分为前后台收银和各营业场点收银两种模块。

    营业场点收银具有其独立的操作程序,同时具有与前台收银的接口。每个收银点均包括:人民币、港币双币制消费及帐单输出理单,可接受各类主要本、外币,主要信用卡、客帐、街帐、支票、套票及酒店授权的招待费,餐饮收银点还可以接受酒店高级管理人员的工作餐消费。

    一单多币埋尾独立的销售和收入统计和报表输出连接前台系统,可以直接查询住客的资料,以确定客人的身份,消费的限制及其消费的统计,确认无误后客帐可直接转送到前台收银系统,记入住入客的帐务。

    前台收银除包括上述功能外,还具有:

        记帐

        退房

        押金加入

        查帐

        转帐

        设置跑单

        限制消费

        客用保险箱管理

        团体埋单及退房

        万能查询 

    HOTELPRO2000系统把退房的责任设在收银系统,其优点是完全解决了漏帐问题,把跑单的机会减至最低。

    每一个客人从预定房间起系统内已自动产生了该客人的帐号,在客人入住前只允许加入押金,入住后方能加入其它消费。住店的客人享受酒店的短期贷款,可以在酒店绝大部分的营业场点签单,将刺激客人的消费心理,增加酒店的收入,记帐功能主要加入酒店暂无联网的那些消费场点和诸如赔偿、日租、特别消费等。酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号,以限制其消费。

    前台收银系统的埋单又与其它营业场点不同,前台的埋单允许客人一帐多单,分期埋单分类别埋单,HOTELPRO2000系统还独特设计了万能分类的功能,可以满足客人的任何苛刻的要求,退房功能将自动检测A.客人的帐务余额为OB客人帐号下的帐项为空、C保险箱锁匙已归还(如曾借用),否则系统拒绝退房从而保证了酒店方面不受任何损失,另一方面也保证了客人也不受损失(如果余额为负)。

    查询功能包括查总客帐、总收入帐、总消费帐等。其中总收入帐和总消费帐又可指定某一日和某一收银员的经手项目,大大方便了查核人员的工作,查帐功能还包括查团体主帐和团成员帐和客人个人帐,HOTELPRO2000系统保留了任何入住过客人的(根据硬盘的容量而决定,如果足够充足可以保留数年至数十年)资料,所以可以方便查到某一客人某年某日的全部消费和承付。

    转帐功能也具有万能分类的功能,既不但可以把几个帐号的消费转入另一帐号,也可把某一帐号特定时期内特定几类消费转入另一帐号,转帐帐项将留下记号“#”并留下记录以方便查核人员核对。

    团体埋单与其它埋单相同,而团体退房则采用全自动方式,不必一一地输入房号,如果系统检测到某团的成员全部已退房,团主单也随即自动退出。

    4、查核系统

    查核系统主要功能包括:

        查帐

        纠错

        报表输出

        万能查询 

    查核系统的查帐功能完全同收银系统一样,纠错功能对一个有经验的查核人员来说会使用的非常“得心应手”。

    报表输出是当日酒店营业的总统计,HOTELPRO2000系统的帐务报表可打印数十种分类报表,其中收入报表,消费报表和借贷总表等总营业情况表将在早晨800以前摆在酒店经理们的办公桌上。

    5、管家系统

    管家系统主要是把前台的售房与管家部的备房用电脑信息关连起来,它包括:

        设置净房、脏房、坏房及取消坏房

        设置SKIP房、SLEEP

        查询净房表、脏房表、坏房表

        房间状态

        新入住查询

        住客查询

        万能查询

    设置净房、脏房可以选择一资设置一间房和一次设置一层楼,设置坏房及取消坏房可以指定日期,房间。

    房间状态和住房查询方便了管家部管理人员掌握前台的第一手资料,而房间状态的设置则向前台提供了售房依据,电脑网络线取代了电话传递,快速而准确。

新入住查询将自动从前台住店客单中筛选出十五分钟以内入住的房间以方便管家部通知房间服务员做应做的工作。

    6、电话系统

    电话系统包括查询和与程控交换机联机功能。

    查询功能包括:

        按姓名查询

        按房间查询

        留言输入

        客人去向输入 

        新入住查询

        与程控交换机联机功能包括

        长途电话费自动入网

        长途电话费自动入客帐

        长途电话话务费自动运算

        定期话务量统计

        客房内用电话设置房态

        自动开关长作电话线

        设置留言灯

        团体叫醒服务

        各类报表

    7、客历系统

    HOTELPRO 2000系统设计了完善的客人资料自动记录、自动查询系统,它包括:

        客人资料手工、自动输入

        客人资料查询与修改 

        黑名单

        入住客人自动查询客历

        入住客人自动归入客历

        客历合并

        万能查询 

    手工输入客历是指尚未入住酒店但有可能将来入住的社会名流、政府要员,以及通缉犯、社会流氓、某类女人等(入黑名单),自动输入将把首次入住酒店的客人(如必要)的资料自动产生一个新的客历档案。

    凡是在酒店有客历档案的住客在退房时系统自动在其档案中增中一客历记录,如果该客人“跑单”其客历档案自动转入黑名单(选择转入)。

    当某客人入住时,可利用客历入住方式自动在客历系统中查询该客人,如果有,电脑将自动填入客人资料于客单中,无需客人填单。

    如果客人入住时未使用客历入住,则在补填客单时可以利用客历来自动填入客人资料。

    黑名单客历,系统将拒绝入住。

    8、合约系统

    随着酒店业之间的竟争日异激烈,酒店的市场销售越来越受到重视,与一些公司和单位签订住房合约并给以适当的优惠以吸引更多的客源则是酒店经营者的一项重要销售工作方法。HOTELPRO2000为了迎合这种管理方式的需要,增设了合约单位系统。

凡是与酒店签约的单位,即可把其资料输入电脑,事后可以随时查询和修改,凡是该单位入住的人员,在客上可自动填入住的人员在客单上可自动填入单位名称,其离店后,电脑自动将其入住天数记入其单位资料内以便使酒店管理者随时掌握该单位总的入住情况,以确定是否与其更加优惠的条件。

    系统还能自动打印与各合约单位来往的信函(如合约,协议,通知,新年贺词等)信封,即节省时间,还提高了酒店的形象。

    9、报表系统


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